Borrador / v0.1
Gestión de despachos
- VentasRecibe el reclamo.
- LogísticaConfirma la suspensión.
- AdministraciónPrepara el pago.
Pendiente
¿Quién autoriza el pago si Dirección no está?
Diseño de operaciones Consultoría de procesos y manuales para empresas · Caracas y remoto
Desliza Compras, ventas, logística, marketing, administración: todo se detiene sin ti.
Ordeno procesos, responsabilidades y criterios con tu equipo para que tu negocio avance sin esperarte.
Hablemos de tu proyectoLlamada de 20 min · sin costo
Si lo anterior te sonó…
01Señales
Seguro has pensado:
Cuando algo sale mal, lo primero que hacen es llamarme.
No puedo hacer mi trabajo porque estoy ayudando a todos a hacer el suyo.
No sé cuántas veces he respondido la misma pregunta.
Hay cosas que solo sabe hacer una persona.
No puedo agarrar vacaciones.
Si no reviso ciertas cosas, no puedo dormir.
¿Alguna te es familiar? Ahí empieza mi trabajo.
Cada una puede venir de algo distinto, y no vamos a adivinar cuál es.
02Método
Trabajo contigo de esta forma.
Entendemos qué ocurre, le ponemos nombre y hacemos que todos hablen el mismo idioma.
Sigamos una situación del día a día.
Ejemplo ilustrativo · empresa ficticia01Observo
Miro cómo trabajan hoy, quién interviene y dónde se detienen las cosas.
‹Gerencia C.C. PradoVentas, Logística, Administración, túVentasCliente quiere cancelar. Aún no llega el motorizado.9:12
LogísticaEl pedido no ha salido. La agencia suspendió los despachos.9:20
AdministraciónEl pago está listo. Falta autorización.9:35
Ya lo reviso. Estaba con un proveedor.11:18
✓✓02Recopilo
Reúno la información disponible, converso con quienes conocen la operación y preparo un primer borrador para revisar.
03Acordamos
Te presento lo que reconstruí. Lo revisamos con las personas involucradas, discutimos lo que no encaja y hacemos los ajustes juntos.
‹Gerencia C.C. PradoVentas, Logística y AdministraciónVentasCliente informado. Estamos coordinando una alternativa.14:02
LogísticaLa agencia sigue suspendida. Tengo motorizado alterno disponible.14:08
AdministraciónSi Dirección no está, el suplente designado puede autorizar dentro del límite acordado.14:12
Perfecto. Avancen y registren la incidencia.14:18
✓✓Procedimiento · v1.0
Gestión de despachos
Secuencia acordada
- Logística
Reporta la suspensión y confirma una alternativa.
- Administración
Verifica el estado del pago pendiente.
- Suplente designado
Autoriza dentro del límite acordado.
- Ventas
Comunica la alternativa al cliente.
ExcepciónFuera del límite autorizado, se consulta a Dirección.
Revisado con las áreas involucradas.Criterios de ejemplo
ValidadoDirección
Todo tiene orden.Cada persona sabe qué puede resolver y qué necesita consultarte. La operación empieza a avanzar sin esperarte por cada decisión.
Ahora bien…
03Casos
Esto ya lo he hecho.
Evidencia · dos casos
Así quedó en dos empresas.
Lo anterior fue un ejemplo. Estos son dos trabajos que ya entregué.
Caso 01Servicio con terceros
Las excepciones necesitaban responsables y una ruta.
Definí responsabilidades y criterios para dar seguimiento al servicio y responder ante incidencias. El esquema está simplificado para mostrar esa lógica sin exponer procedimientos internos del cliente.
Caso 02Servicio presencial · varias sedes
Había que mantener el servicio al abrir nuevas sedes.
El manual establece cómo atender, quién responde por cada tarea y qué controles deben repetirse en la operación diaria. Es una referencia común para formar equipos y abrir nuevas sedes.
04Siguiente paso
¿Por dónde empezamos?
Cuéntame dónde se está trabando tu negocio. No necesitas llegar con la solución.
- 01Me escribes.
Me cuentas qué está pasando con tu proyecto.
- 02Hablamos 20 minutos, sin costo.
Revisamos qué está ocurriendo.
- 03Vemos qué conviene.
Decidimos cuál podría ser el siguiente paso.
Primero hablamos. Después definimos.
Con esa conversación podremos aclarar qué trabajo tiene sentido, qué necesitaría de tu equipo y cómo avanzaríamos.
Y si te lo preguntabas…
05Sobre mí
Este soy yo
Quién hace este trabajo
No empecé ordenando operaciones. Empecé trabajando dentro de ellas.
Me formé en Administración, mención Organización y Sistemas. Antes de dedicarme al diseño de manuales, trabajé en atención al cliente, formé equipos y coordiné operaciones. Me tocó resolver problemas mientras el negocio tenía que seguir funcionando.
De ahí viene mi enfoque: entender primero cómo se trabaja de verdad. Escuchar a quienes participan, identificar dónde se traban las decisiones y aclarar qué necesita quedar definido. Un manual sirve cuando ayuda a formar, delegar y sostener el trabajo, no cuando solo acumula páginas.
·Opcional · Revisión rápida
¿Dónde se está trabando tu operación?
Aquí tienes una herramienta breve para poner en claro qué quieres resolver. Son tres preguntas y una primera lectura para orientarte.
1Qué pasa
2Cuándo
3Cómo resuelven
◍Resultado
¿Qué situación se parece más a lo que estás viviendo hoy?
¿Cuándo se nota más?
Cuando alguien no sabe cómo seguir, ¿dónde encuentra la respuesta?
Lectura inicial
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